پاسخ روشن به سؤالات پرتکرار درباره گواهینامه و استاندارد

گواهینامه‌ها با توجه به موضوع ارزیابی متفاوت‌اند. رایج‌ترین گروه‌ها عبارت‌اند از:

• گواهینامه سیستم‌های مدیریتی برای سازمان‌ها
• گواهینامه محصول، خدمت یا فرایند
• گواهینامه اشخاص و صلاحیت‌های حرفه‌ای
• گواهی آموزشی برای حضور یا موفقیت در دوره

پیش از اقدام باید مشخص شود هدف شما اثبات استقرار یک سیستم، انطباق محصول، صلاحیت فرد یا گذراندن آموزش است.

اعتباربخشی، ارزیابی صلاحیت و بی‌طرفی یک نهاد ارزیابی انطباق برای انجام فعالیت مشخص است. موضوع اعتباربخشی می‌تواند نهاد صدور گواهی، آزمایشگاه، نهاد بازرسی یا مجموعه‌های مشابه باشد. دامنه اعتبار و مرجع صادرکننده باید به‌صورت مستقل بررسی شود.

نهاد اعتباربخشی، صلاحیت نهادهایی را که خدمات صدور گواهی، آزمایش، کالیبراسیون یا بازرسی ارائه می‌کنند ارزیابی می‌کند. نتیجه این فرایند معمولاً به یک دامنه اعتبار مشخص محدود است؛ بنابراین صرف داشتن عنوان اعتبار، بدون دیدن دامنه و وضعیت جاری آن کافی نیست.

معیارها بر اساس نوع فعالیت متفاوت‌اند، اما معمولاً باید به صلاحیت کارکنان، تجربه و آموزش، بی‌طرفی، روش‌های کنترل کیفیت، تجهیزات مناسب، نحوه رسیدگی به شکایت و امکان استعلام سوابق توجه کرد. مدارک و دامنه فعالیت باید با خدمتی که درخواست می‌کنید هم‌خوان باشند.

گواهینامه معمولاً برای یک سازمان، محصول، فرایند یا شخص صادر می‌شود؛ اما اعتباربخشی درباره صلاحیت نهادی است که فعالیت ارزیابی انطباق را انجام می‌دهد. این دو مفهوم به هم مرتبط‌اند ولی جایگزین یکدیگر نیستند.

در شروع معمولاً اطلاعات هویتی متقاضی، زمینه فعالیت، محل یا محل‌های مشمول، تعداد کارکنان، استاندارد موردنظر و هدف دریافت گواهی بررسی می‌شود. پس از تعیین دامنه، فهرست مدارک و مستندات متناسب با پروژه اعلام خواهد شد.

زمان ثابت و یکسانی برای همه متقاضیان وجود ندارد. استاندارد انتخابی، اندازه و پیچیدگی سازمان، دامنه فعالیت، سطح آمادگی مستندات، نیاز به آموزش یا پیاده‌سازی و نتیجه ارزیابی بر زمان نهایی اثر می‌گذارند. برنامه زمانی باید پس از ارزیابی اولیه اعلام شود.

کد یا شماره گواهینامه را در صفحه استعلام وارد کنید و نام دارنده، عنوان استاندارد، دامنه، تاریخ صدور، تاریخ انقضا و وضعیت جاری را با مدرک ارائه‌شده تطبیق دهید. پیدا نشدن رکورد یا مغایرت اطلاعات نیازمند پیگیری مستقیم است.

مدت اعتبار به نوع برنامه صدور، استاندارد، قرارداد و الزامات ارزیابی بستگی دارد. تاریخ صدور و انقضا باید روی مدرک و در سامانه استعلام مشخص باشد. در برخی برنامه‌ها حفظ اعتبار به انجام ارزیابی‌های دوره‌ای نیز وابسته است.

پس از انقضا نباید گواهینامه به‌عنوان مدرک دارای اعتبار جاری معرفی شود. برای تمدید، وضعیت تغییرات سازمان، سوابق دوره اعتبار، عدم انطباق‌ها و الزامات ارزیابی مجدد بررسی می‌شود. بهتر است پیش از پایان اعتبار برای برنامه‌ریزی تمدید اقدام شود.

تعلیق معمولاً توقف موقت اعتبار تا زمان تعیین تکلیف یا رفع شرایط اعلام‌شده است؛ ابطال یا لغو، پایان اعتبار گواهی محسوب می‌شود. جزئیات و امکان بازگشت از تعلیق به قواعد برنامه صدور بستگی دارد و باید از مرجع مربوط پیگیری شود.

در گواهی شخص حقیقی، موضوع ارزیابی معمولاً آموزش، دانش، مهارت یا صلاحیت فرد است. در گواهی شخص حقوقی، سازمان، سیستم مدیریتی، محصول، خدمت یا فرایند آن بررسی می‌شود. مدارک، دامنه و روش ارزیابی این دو گروه یکسان نیست.

دامنه مشخص می‌کند گواهینامه دقیقاً کدام فعالیت‌ها، محصولات، خدمات، فرایندها و محل‌ها را پوشش می‌دهد. وجود نام یک استاندارد بدون دامنه روشن، تصویر کاملی از محدوده ارزیابی ارائه نمی‌کند. متن دامنه باید با فعالیت واقعی و کاربرد موردنظر هماهنگ باشد.

خیر. گواهی آموزشی معمولاً به حضور یا موفقیت فرد در یک دوره مربوط است، اما گواهینامه سیستم مدیریتی نتیجه ارزیابی سازمان و دامنه مشخص آن است. عنوان، دارنده، معیار ارزیابی و کاربرد این دو مدرک متفاوت‌اند.

انتخاب باید از هدف شروع شود: الزام قانونی یا قراردادی، درخواست مشتری، حضور در مناقصه، کنترل ریسک، بهبود فرایند یا توسعه بازار. سپس حوزه فعالیت، محصول یا خدمت، اندازه سازمان و استانداردهای تخصصی صنعت بررسی می‌شوند. برای پیشنهاد اولیه می‌توانید از راهنمای انتخاب استاندارد استفاده کنید.